चेकलिस्ट: जब कोई कर्मचारी इस्तीफा दे तो क्या करें

जब कोई कर्मचारी आपसे 'त्वरित चैट' या 'निजी में कुछ मिनटों' के लिए पूछता है, तो यह आमतौर पर अच्छी खबर नहीं होती है। वे घबराकर आपके कार्यालय में जाते हैं और चुपचाप शब्दों में मुंह बंद कर देते हैं, 'मैं अपने इस्तीफे में सौंप रहा हूं', इससे आप बहुत सदमे में हैं क्योंकि आपको अपने 'तारकीय कर्मचारी' से भागने और दूर जाने की उम्मीद नहीं थी। आपने सोचा था कि वे लंबे समय से अस्त-व्यस्त गलती के लिए उसमें थे और अंधा आप थे!

चाहे आप निराश हों या राहत की भावना महसूस करते हों, स्टाफ के सदस्य के इस्तीफा देने पर आपको सावधानी से चलने की जरूरत है। आपको सही प्रक्रियाओं का पालन करने और अपनी टीम, अपने जल्द-से-जल्द पूर्व कर्मचारी और अपने आप को जितना संभव हो सके संक्रमण को सुचारू बनाने की आवश्यकता होगी।

निम्नलिखित युक्तियां और चेकलिस्ट आपको किसी भी कर्मचारी के पेशेवर तरीके से प्रस्थान करने में मदद करेगी।

1. इसे व्यक्तिगत रूप से न लें

जब आपने अपनी टीम के सदस्य के साथ एक मजबूत तालमेल बना लिया है और उनके काम की नैतिकता और राय को महत्व दिया है, तो इसे व्यक्तिगत रूप से नहीं लेना मुश्किल है, लेकिन यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि यह आपके बारे में नहीं बल्कि उनके करियर की प्रगति के बारे में है। दूसरी ओर, यह किसी अन्य कर्मचारी के साथ टकराव के कारण बहुत अच्छा हो सकता है। जो भी हो, आप उनके बाहर निकलने के साक्षात्कार में पता लगा लेंगे, इसलिए पहले से ही तंत्रिका-विकट स्थिति को विनाशकारी स्थिति में न बदल दें। कर्मचारी को बधाई दें और उनकी नई स्थिति में हर सफलता की कामना करें।

2. काउंटर-ऑफर बनाने पर विचार करें

एनवाईयू स्टर्न में प्रबंधन और संगठनों के एक नैदानिक ​​एसोसिएट प्रोफेसर एनाट लेचनर कहते हैं, "क्या आपको यह प्रस्ताव देना चाहिए या नहीं करना चाहिए, 'यह व्यक्ति आपके लिए कितना महत्वपूर्ण है और उनकी अनुपस्थिति में कितना व्यवधान है।" । यदि वे एक समान नौकरी के लिए जा रहे हैं जो उच्च वेतन प्रदान करता है, तो यह उस प्रस्ताव से मेल खाने और उन्हें आपकी कंपनी में रखने के लायक होगा। आपको सावधानीपूर्वक चलने और यह आकलन करने की आवश्यकता होगी कि क्या यह वास्तव में उनके रोजगार को जारी रखने के लायक है या नहीं - यदि वे आम तौर पर सकारात्मक हैं, लेकिन अनिर्दिष्ट महसूस करते हैं, तो एक काउंटर कार्यालय बुद्धिमान हो सकता है। यदि आपने अंगूर के माध्यम से सुना है कि वे काम पर आबंटित और ऊब गए हैं, हालांकि, अगर आप उन्हें पदोन्नति देने में असमर्थ हैं, तो उन्हें स्थानांतरित करने के लिए फायदेमंद हो सकता है।

3. इसे लिखित रूप में प्राप्त करें

इस्तीफा देने वाले कर्मचारी का पहला कदम आमतौर पर व्यक्ति में होगा; फिर आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि आपके पास लिखित रूप में यह होना चाहिए और तुरंत एचआर विभाग को सूचित करना चाहिए। सुनिश्चित करें कि पत्र पर हस्ताक्षर किए गए हैं और यह कि उनकी छोड़ने की तारीख उनकी सूचना अवधि के अनुसार है। यदि कोई कर्मचारी अपने अनुबंध को भंग करता है और अपनी पूर्ण सूचना अवधि की सेवा नहीं करता है, तो उनका अंतिम वेतन प्रभावित होगा। यदि वे अपने अनुबंध को तोड़ते हैं, तो आप भविष्य में एक के लिए पूछे जाने पर उन्हें संदर्भ देने से मना कर सकते हैं।

4. तय करें कि क्या आप उनकी पूरी सूचना अवधि के लिए काम करना चाहते हैं

पिछले बिंदु से अनुसरण करने के बाद, आप यह तय कर सकते हैं कि आप अपने स्टाफ के सदस्य को उनकी पूरी सूचना अवधि के लिए काम करना चाहते हैं या यदि आप एक समझौता करने और उन्हें जल्दी जारी करने के लिए खुले हैं। यदि आप कर्मचारी को किसी भी संवेदनशील जानकारी तक पहुँच नहीं देना चाहते हैं और यदि यह कंपनी और विभाग के लिए अधिक लाभदायक है, तो आप सभी को नोटिस अवधि के बदले या भुगतान करना उचित समझ सकते हैं। दूसरी ओर, यदि कार्यकर्ता मूल्य का है, तो आप एक सुस्पष्ट संक्रमण सुनिश्चित करने के लिए विस्तारित नोटिस अवधि (यदि वे सहमत हैं, तो) के एक समझौते पर आ सकते हैं।

5. घोषणा की शर्तों पर सहमत हों

यह सबसे अधिक संभावना है कि कर्मचारी के करीबी सहयोगियों को उनके प्रस्थान के बारे में पहले से ही पता है, लेकिन इस बात पर सहमत होना महत्वपूर्ण है कि बाकी टीम को फिर भी घोषणा कैसे की जाएगी। क्या आपको एक त्वरित बैठक के लिए अपने विभाग को एक साथ इकट्ठा करना चाहिए, एक ईमेल भेजना चाहिए या अपने कर्मचारी को लोगों को एक-एक करके बताने की अनुमति देनी चाहिए? उनके जाने के कारण के आधार पर, वे समाचार को सार्वजनिक करने में आपके साथ अधिक सहज महसूस कर सकते हैं।

6. एक संक्रमण योजना के साथ आओ

सबसे महत्वपूर्ण कदम आपको तब उठाना पड़ता है जब एक कार्यकर्ता एक संक्रमण योजना तैयार कर रहा है। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि वे अपनी सभी परियोजनाओं को पूरा करें, उनके प्रस्थान के प्रमुख ग्राहकों को सूचित करें और उनके प्रतिस्थापन के लिए एक उचित हैंडओवर प्रदान करें (यदि वे छोड़ने से पहले आते हैं या यदि भर्ती आंतरिक रूप से की गई है)। कर्मचारी को अपनी चेकलिस्ट तैयार करने और अपने अंतिम 2-4 सप्ताह के लिए कार्रवाई की योजना बनाने और सभी कोणों को कवर करने के लिए यह सुनिश्चित करने के लिए इसकी समीक्षा करना सबसे अच्छा होगा।

फाइनल-टू-डॉस की एक सूची होने से आपके कर्मचारी को अपने पिछले कुछ हफ्तों के रोजगार के दौरान प्रेरित और प्रोत्साहित किया जाएगा और यह सुनिश्चित करेगा कि उनके अलविदा केक को काटने से पहले सभी ढीले छोरों को बांधा जाए। इस अवधि के दौरान उनकी प्रगति पर नजर रखना बुद्धिमानी होगी और यह सुनिश्चित करना होगा कि वे अपने अंतिम सप्ताह में ट्रैक पर हैं।

7. उनके ज्ञान का मूल्यांकन करें

इससे पहले कि कोई कर्मचारी दरवाजे से बाहर निकलता है, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि वे उनके साथ महत्वपूर्ण जानकारी नहीं ले रहे हैं, विशेष रूप से डेटा और प्रक्रियाएं जो कोई अन्य कर्मचारी नहीं जानता है। इसका मतलब यह नहीं है कि संपर्कों या वित्तीय रिपोर्टों की प्रतियों के लिए अपने बैग की जाँच करें, बल्कि यह पता करें कि उनके पास क्या अद्वितीय कौशल हैं जो उनके सहयोगियों के साथ साझा किए जा सकते हैं। यदि आप उनके ज्ञान का मूल्यांकन नहीं करते हैं और उन्हें अन्य टीम के सदस्यों को स्थानांतरित करने के लिए प्राप्त करते हैं, तो यह उनके साथ सीधे दरवाजे से बाहर चलेंगे और आप इसे वापस नहीं ले पाएंगे - आखिरकार, यह धुंधले करने के लिए अव्यवसायिक की तरह है एक पूर्व कर्मचारी जानकारी के लिए जब वे कंपनी छोड़ देते हैं।

8. एक प्रतिस्थापन की तलाश शुरू करें

यदि आपको उस स्थान को भरने की सख्त आवश्यकता है, तो आपको तुरंत प्रतिस्थापन की तलाश शुरू करनी होगी। उस विशिष्ट भूमिका को भरने के लिए आंतरिक रूप से भर्ती करना आसान हो सकता है, लेकिन आपको अभी भी बाहरी रूप से नौकरी का विज्ञापन करना होगा।

बस उस नौकरी की युक्ति को पोस्ट न करें जिसका उपयोग छोड़ने वाले कर्मचारी को नियुक्त करने के लिए किया गया था, हालांकि; स्थिति का पुनर्मूल्यांकन करें और आपके स्टाफ सदस्य द्वारा किए गए अन्य कर्तव्यों को शामिल करें। यह भी महत्वपूर्ण नहीं है कि आप किसी को भी नियुक्त न करें क्योंकि आप हताश हैं और इसलिए, आदर्श उम्मीदवार के साथ आने तक सभी टीम के सदस्यों के बीच अतिरिक्त कार्यों को सौंपने पर विचार करें।

9. कानूनी से चिपके रहें

इस्तीफे के साथ काम करते समय, रोजगार कानून का पालन करना महत्वपूर्ण है - अंतिम वेतन आमतौर पर निम्नलिखित भुगतान के कारण होता है। अपनी कंपनी की नीतियों के आधार पर, आपको कर्मचारी को लाभ, पेंशन योजना, अवकाश वेतन और स्वास्थ्य सेवा पर सलाह देना चाहिए। अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए अपने स्थानीय कानून की जांच करें और जब आप कर्मचारी को उनके अंतिम वेतन के साथ प्रदान करते हैं, तो रिकॉर्ड रखें और साथ ही उन्हें डाक या ईमेल द्वारा अपना अंतिम भुगतान भेजें।

10. एक साक्षात्कार से बाहर निकलें

जब कर्मचारी कंपनी छोड़ देते हैं, तो अक्सर साक्षात्कार से बाहर निकल जाते हैं, लेकिन वे महत्वपूर्ण हैं यदि आप यह जानना चाहते हैं कि वे क्यों प्रस्थान कर रहे हैं। इस चर्चा को तीसरे पक्ष द्वारा किया जाना चाहिए और अधिमानतः मानव संसाधन विभाग के किसी व्यक्ति - इस तरह वे यह पता लगाने में सक्षम होंगे कि कंपनी के साथ क्या मुद्दे हैं और आप अन्य श्रमिकों के लिए संस्कृति को बेहतर बनाने के लिए क्या कर सकते हैं। ऐसे मामलों में जहां आपके पास एक समस्याग्रस्त कर्मचारी है, आप मीटिंग में बैठने के लिए किसी अन्य सहकर्मी से पूछ सकते हैं और कर्मचारी और स्वयं दोनों के लिए साक्षी बन सकते हैं।

11. कंपनी की संपत्ति प्राप्त करना

कर्मचारियों को अंतिम दिन से पहले किसी भी कंपनी की संपत्ति प्राप्त करना सुनिश्चित करें - इसमें वर्दी, बैज, चाबियाँ, कार्ड और फोन या अन्य इलेक्ट्रॉनिक्स जैसी चीजें शामिल हैं। किसी भी बिल्डिंग कोड और किसी भी गोपनीय डेटा तक पहुंच को अक्षम करें, जिसमें उनके ईमेल अकाउंट शामिल हैं।

12. एक विदाई उपहार या पार्टी की व्यवस्था करें

अंतिम दिन अपनी टीम को इकट्ठा करना महत्वपूर्ण है और कर्मचारी को कंपनी के साथ अपने प्रयासों और समय के लिए धन्यवाद करने के लिए और उनकी अगली स्थिति में उन्हें शुभकामनाएं देने के लिए एक विदाई उपहार की पेशकश करें। यदि आप कर्मचारी पहले से ही काम के घंटों के लिए कुछ व्यवस्था नहीं कर रहे हैं तो आप एक केक और कुछ पेय की व्यवस्था भी कर सकते हैं। लेचनर कहते हैं, '' किसी कर्मचारी के जाने और उसके योगदान को स्वीकार करने में नाकाम रहने से आपकी टीम को बुरा संदेश जाता है।

13. अच्छी शर्तों पर भाग

छोड़ने वाला व्यक्ति आपका सीधा प्रतियोगी या ग्राहक भी हो सकता है। किसी भी मामले में, अच्छी शर्तों पर भाग लेना महत्वपूर्ण है। यदि आपने उस स्टाफ सदस्य के साथ एक अच्छा रिश्ता बनाया है, तो संपर्क में रहने का प्रयास करें; वे भविष्य में फिर से आपके साथ काम करने के लिए आ सकते हैं, अगर उनके नए कारनामों को काफी काम नहीं मिलता है, जैसा कि उन्हें उम्मीद थी।

यह वास्तव में भारी और तनावपूर्ण हो सकता है जब एक कर्मचारी आप पर अपना इस्तीफा देता है, खासकर आपके व्यस्ततम अवधि के दौरान। तूफान की मदद करने के लिए और उनके हैंडओवर के ऊपर रहकर सब कुछ जांच में रखने के लिए, हमने यह डाउनलोड करने योग्य चेकलिस्ट तैयार की है।

अपनी टीम के एक महत्वपूर्ण सदस्य को खोना कठिन है, लेकिन एक बॉस के रूप में, आपके पास इससे निपटने के लिए कौशल और ज्ञान होना चाहिए। इन असफलताओं के आने पर कार्रवाई की योजना बनाना सबसे अच्छा है ताकि आप आसानी से आगे बढ़ सकें और एक मजबूत टीम का नेतृत्व कर सकें।

क्या आपको कभी अप्रत्याशित रूप से इस्तीफा देने वाले कर्मचारी से निपटना पड़ा है? आप उसे कैसे संभालते हैं? हमें नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने अनुभवों को जानते हैं ...