शीर्ष 5 एक प्रशासनिक सहायक के लिए ताकत

एक गिरावट यह है कि प्रशासनिक सहायक की नौकरी आसान है या अनावश्यक है। एक सहायक की भूमिका डिस्पेंसेबल नहीं है क्योंकि यह कई तरह से संगठन को जीवन देता है। कई अधिकारियों और अन्य कर्मचारियों के पास बहुत कम समय है और वे अपनी भूमिकाओं को प्रभावी ढंग से निष्पादित करने और एक ही समय में प्रशासनिक कर्तव्यों को पूरा करने की उम्मीद नहीं कर सकते। अच्छे गुणों और शक्तियों वाला एक प्रशासनिक सहायक अमूल्य है और यह सुनिश्चित करेगा कि संगठन के सुचारू संचालन की गारंटी के लिए प्रशासनिक मामलों को अंजाम दिया जाए। यहां उन शीर्ष 5 गुणों की सूची दी गई है जिनकी आवश्यकता प्रत्येक प्रशासनिक सहायक के पास होनी चाहिए।

1. संचार

एक प्रशासनिक सहायक को बहुत अच्छी तरह से बोलने और लिखने में सक्षम होने की आवश्यकता होती है क्योंकि वे अपने संचार में एक कंपनी की छवि को चित्रित करते हैं। पत्र, मिनट और मेमो लिखना और भेजना उनका कर्तव्य है जो वर्तनी और व्याकरण की त्रुटियों से रहित होना चाहिए। संचार में अन्य लोगों के साथ सुनना और हस्तक्षेप करना भी शामिल है। ज्यादातर मामलों में, एक प्रशासनिक सहायक ग्राहकों के लिए संपर्क का पहला बिंदु है। उन्हें स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से बोलने में सक्षम होने की आवश्यकता है, लेकिन उन्हें अच्छे श्रोता होने की भी आवश्यकता है।

2. संगठन

एक प्रशासनिक सहायक की नौकरी में तेजी है। संगठन एक ऐसा कौशल है जिसे दैनिक दिनचर्या का हिस्सा बनना पड़ता है। एक सहायक का काम भार को हल्का करना और तनाव है जो एक कार्यकारी होने की जिम्मेदारियों के असंख्य के साथ आता है। वह अपने कार्यकारी कैलेंडर को रखती है, बैठकों, सम्मेलनों और यात्रा का आयोजन करती है। बैठकों से, वह मिनट, रिपोर्ट, पत्र और अन्य लेखन तैयार करती है। यह सुनिश्चित करने के लिए, सही समय पर और सभी चीजों के साथ संगठन महत्वपूर्ण है। संगठन की अनुपस्थिति मुश्किल परिस्थितियों का कारण बन सकती है जिसके परिणामस्वरूप नुकसान हो सकता है।

3. टीम वर्क

एक प्रशासनिक सहायक एक टीम का एक सदस्य है। एक टीम केवल अच्छे टीम खिलाड़ियों के साथ काम करती है जहां उपलब्धियों को संयुक्त प्रयासों के रूप में देखा जाता है। उसके अधिकारियों और सहकर्मियों के साथ संबंधों को स्थापित किया जाना चाहिए और निर्भरता की साझेदारी का गठन किया जाना चाहिए। इस तरह का कार्य संबंध टीम को न्यूनतम चुनौतियों के साथ अपने लक्ष्यों को पूरा करने में मदद करता है। प्रशासनिक सहायक, जो सक्रिय टीम के खिलाड़ी हैं, अपने कौशल में सुधार करते हैं और अपनी नौकरी पर आगे बढ़ते हैं।

4. समय प्रबंधन

एक प्रशासनिक सहायक के पास बहुत कम समय के लिए करने के लिए बहुत कुछ है। इस काम का एक हिस्सा चीजों को समय पर और पूरी तरह से बनाना है। जिन कर्तव्यों को निष्पादित करने की आवश्यकता है, उनमें से प्राथमिकताएं बनाना अभिभूत होने से बचने का रहस्य है। दिन भर ध्यान भंग होना, ध्यान केंद्रित रहना और यह जानना कि कब एक कार्य से दूसरे कार्य में जाना महत्वपूर्ण है। समय बचाने और अव्यवस्था को कम करने के लिए एक समयनिष्ठ कार्यकर्ता बनें।

5. विवेक

एक प्रशासनिक सहायक कार्यालय में बहुत सारी जानकारी देता है। एक बैठक में चर्चा के लिए पत्र, व्यापार सौदों से लेकर उनके इयरशॉट में बातचीत तक; एक प्रशासनिक सहायक को यह गोपनीय रखने की आवश्यकता है। एक अच्छा सहायक कार्यालय के आसपास गपशप से बचता है और अखंडता है।

एक प्रशासनिक सहायक को अच्छी निर्णय कॉल करने में सक्षम होना चाहिए। वह ज्यादातर पर्यवेक्षण के अधीन नहीं होगी और किए गए निर्णयों को सही होना चाहिए। किसी समस्या को पहचानने और उसे समाधान के लिए सही व्यक्ति तक पहुंचाने की क्षमता महत्वपूर्ण है। मुद्दों पर सही निर्णय लेने में सक्षम होने के लिए तार्किक और उचित होने की आवश्यकता, सुचारू संचालन के लिए एक प्लस है।