पर्याप्त सूचना दें
कैलिफोर्निया विश्वविद्यालय के अनुसार, आप कर्मचारी को एक नोटिस के रूप में ज्ञापन देकर एक अपराधी कर्मचारी को फटकार लगा सकते हैं कि उसका प्रदर्शन कुछ अपेक्षित घटक को पूरा नहीं करता है। यदि आप कार्यकर्ता आवश्यक प्रदर्शन को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए अनौपचारिक पर्यवेक्षी कोचिंग के बाद एक परिवर्तन दिखाने में विफल रहता है, तो आप यह फटकार दे सकते हैं। नोटिस बाद में आपके लिए आवश्यक दस्तावेज के रूप में काम कर सकता है ताकि कर्मचारी को सभी कानूनी कदमों के समाप्त होने के बाद वह रोजगार बनाए रखने में विफल हो।
कार्रवाई के पाठ्यक्रम को निर्दिष्ट करें
मेमो का संदर्भ एक अनुशासनात्मक ज्ञापन के रूप में लेबर यूनियनों के साथ कानूनी मुद्दों से बचने के लिए बाद में बनाएं। मेमो लिखने का कारण स्पष्ट रूप से बताएं। ज्ञापन में कर्मचारी की प्रतिक्रियाओं को शामिल करना याद रखें, लेकिन उसकी प्रतिक्रिया पर ध्यान केंद्रित करने से बचें। मेमो में पॉलिसी या प्रक्रिया को बहाल करने पर ध्यान दें। यह बताते हुए कि आप अपने कर्मचारी से क्या अपेक्षा रखते हैं, यदि आप कार्यकर्ता नियमों के अनुरूप हैं तो आप अनुशासनात्मक कार्रवाई करने से बचते हैं। कई स्थितियों में, अन्य प्रक्रियाओं या चैनलों का पालन किए बिना अनुशासन को सौंपना अवैध होगा।
गोपनीयता बनाए रखें
व्यक्तिगत, गोपनीय मामलों के रूप में मेमो का इलाज करें। सुनिश्चित करें कि आप केवल इसे शामिल कर्मचारी को प्रदान करते हैं। यदि संभव हो, तो आपको उसके यूनियन प्रतिनिधियों को एक प्रति भी प्रदान करनी चाहिए और भविष्य के संदर्भ के लिए कर्मचारी की कार्मिक फाइल में एक और प्रति रखनी चाहिए। हालाँकि, यदि आपको इस तरह की बातचीत या बैठकों का प्रमाण रखने की आवश्यकता है, तो आपको अपने ऑपरेशन के यूनियन स्टूवर्स के साथ जांच करनी चाहिए। वे एक कानूनी प्रावधान के लिए पूछ सकते हैं जो आपके ग्राहक को फाइल करने से पहले मेमो को एक लिखित प्रतिक्रिया देने की अनुमति देता है।
महत्वपूर्ण शब्द प्रयोग करें
अपने संचार में, शक्तिशाली शब्दावलियों का उपयोग करें जो एक फटकार या औपचारिक लिखित नोटिस को संदर्भित करता है। निर्दिष्ट करें यदि आप कर्मचारी पर अक्षमता, अपमान, कदाचार या कर्तव्य की उपेक्षा का आरोप लगा रहे हैं। ये सभी गंभीर वाक्यांश हैं जिन्हें आप आधिकारिक अनुशासनात्मक कार्यवाही के दौरान उपयोग कर सकते हैं यदि आपके कर्मचारी की बर्खास्तगी को बाद में चुनौती दी जाती है। यदि आपके ज्ञापन में कई व्यंजनाएं हैं, तो आपको एक अनुशासनात्मक समिति को समझाने की आवश्यकता हो सकती है कि कर्मचारी ने वारंट बर्खास्तगी के लिए अपराध किया है। आपको शब्दों को छोटा किए बिना त्रुटि को बताना चाहिए। आप यह संकेत दे सकते हैं कि यदि कर्मचारी नियमों के अनुरूप नहीं है या कार्रवाई के लिए सहमत नहीं है तो एक निश्चित कार्रवाई की जाएगी।
मेमो लिखना एक सिविल सूट के जोखिम को समाप्त करता है और सहमत मुद्दों के बारे में दोनों पक्षों को अनुस्मारक के रूप में कार्य करता है। मौखिक फटकार की तुलना में, मेमो उपयोगी हो सकता है जहां प्रमाण की आवश्यकता होती है। वे कार्यालय के वातावरण में अधिक औपचारिक और संचार के मानक तरीके भी हैं।