मीटिंग में मिनट कैसे लें

किसी मीटिंग के निर्दिष्ट मिनट लेने वाले के रूप में असाइन किया जाना एक चुनौतीपूर्ण संभावना हो सकती है, खासकर यदि आपने इसे पहले नहीं किया है। आखिरकार, जिस चीज़ पर चर्चा और फैसला किया गया है, उसे दर्ज करने की ज़िम्मेदारी दी गई, एक हज़ार चीज़ें संभावित रूप से गलत हो सकती हैं: क्या होगा अगर आप कुछ महत्वपूर्ण याद करते हैं या खुद को मूर्ख बनाते हैं? आपके करियर की आखिरी जरूरत एक असंतुष्ट सीओओ को खुद को दोहराने के लिए कहा जा रहा है क्योंकि आपको वास्तव में खेद है, लेकिन आप उस आखिरी बिट को पकड़ नहीं पाए।

सिवाय इसके किसी के मामले की जरूरत नहीं है। वास्तव में, सही तैयारी और मार्गदर्शन के साथ, मिनट लेना वास्तव में एक अपेक्षाकृत सरल प्रक्रिया है, और हमने इसे साबित करने के लिए महीन बिंदुओं का विवरण देते हुए एक त्वरित और आसान गाइड तैयार किया है।

तो, अगली बार जब आपका बॉस आपको मुंशी के कर्तव्यों पर रखता है, तो एक गहरी साँस लें और घबराएँ नहीं; यह है कि कुशलता और प्रभावी ढंग से मीटिंग मिनट कैसे लें।

1. ब्लाइंड में मत जाओ

यदि आप पहले से पूरी तरह से तैयार हैं, तो सभी चीजों के साथ, मिनट लेखन बहुत आसान है। पहले से जानते हुए कि बैठक में कौन शामिल होगा, एजेंडा क्या होगा और इसके लिए आवश्यक विस्तार का स्तर आपकी नौकरी को और अधिक सीधा बनाने में मदद करेगा।

जैसे ही आपको ड्यूटी सौंपी गई है, आपको इसे दस्तावेज करने से पहले अपने बॉस के साथ पाँच मिनट बिताने चाहिए। ऐसा करने का सबसे तेज़ और सबसे प्रभावी तरीका मीटिंग मिनट टेम्पलेट का उपयोग करके है, एक आसान उपकरण जो यह सुनिश्चित करता है कि आप खरोंच से एक प्रारूप का निर्माण करने में समय बर्बाद न करें। इस तरह, जब नोट लेने की बात आती है, तो सब कुछ पहले से ही व्यवस्थित हो जाएगा और काम करने के लिए तैयार होगा।

यदि आपकी फर्म विशेष रूप से तकनीक प्रेमी है, तो आप टेम्प्लेट दस्तावेज़ को क्लाउड पर भी अपलोड कर सकते हैं, जिससे प्रतिभागी अपना नाम सूची में जोड़ सकते हैं और अपने स्वयं के एजेंडा विषयों का सुझाव दे सकते हैं। हालाँकि आपका संगठन चीजों को खेलना पसंद करता है, लेकिन एक टेम्पलेट सभी के काम करने का एक लचीला और सरल तरीका है।

2. जानिए क्या है जरूरी दस्तावेज

कई मामलों में - विशेष रूप से उच्च-स्तरीय कॉर्पोरेट बैठकों में जहां वोट या गति एजेंडे पर हो सकती है - आपके द्वारा आधिकारिक तौर पर स्वीकार्य दस्तावेज़ का प्रतिनिधित्व करने वाले मिनट। उदाहरण के लिए, यदि निदेशक मंडल कोई निर्णय लेता है, तो - पारदर्शिता के उद्देश्य के लिए - यह महत्वपूर्ण है कि जो उपस्थित नहीं हैं (लेकिन कंपनी में निहित स्वार्थ के साथ) जानते हैं कि ऐसा निर्णय क्यों किया गया था।

इसके विपरीत, यदि यह एक साधारण टीम मीटिंग है जो आम तौर पर प्रकृति में अनौपचारिक है, तो आपको विवरण के साथ इतना कठोर होने की आवश्यकता नहीं है। किसी भी तरह से, एक विशिष्ट मसौदे में शामिल होंगे:

• बैठक की तारीख और समय
• प्रतिभागियों की एक पूरी सूची (साथ ही आमंत्रित प्रतिभागी जो इसे नहीं बना सके, आमतौर पर 'पछतावे' शब्द से दर्शाया गया है)
• पिछली बैठक से मिनटों में कोई संशोधन या सुधार (यदि लागू हो)
• पूर्व निर्धारित एजेंडे विषयों की एक सूची (यदि दी गई है) और इन विषयों पर कार्रवाई करने योग्य कदम, जिनमें से उनके लिए जिम्मेदार होंगे, शामिल हैं
• किसी भी मतदान के परिणाम (लम्बे सहित) या गतियाँ उत्तीर्ण या अस्वीकृत (फिर, यदि लागू हो)
• बैठक के दौरान उठाया गया कोई नया व्यवसाय या मुद्दे जो सहमत एजेंडे पर नहीं थे
• अगली बैठक के किसी भी विवरण (जैसे तिथि और स्थान)।

जैसा कि पिछली पोस्ट में बताया गया है, इनमें से कई बुलेट पॉइंट मीटिंग शुरू होने से पहले पूरे हो सकते हैं, इसलिए जितना हो सके उतना लेगवर्क करने की कोशिश करें।

3. मीटिंग मिनट ले लो

वास्तव में खुद मिनट लेना आमतौर पर ज्यादातर लोगों को डराता है; आपको जल्दी से, कुशलता से और बैठक में कम से कम व्यवधान के साथ काम करना होगा, जो एक प्रशासनिक कौशल है जिसे मास्टर करने के लिए कुछ समय की आवश्यकता हो सकती है।

हालाँकि, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि बैठक के दौरान आपके द्वारा लिए गए नोट्स सिर्फ एक मसौदा हैं; आपको उन्हें व्यवस्थित करने और बाद में उन्हें पेशेवर दिखने का मौका मिलेगा। इसलिए, यदि आपको सब कुछ नीचे लाने के लिए किसी प्रकार के गुप्त शॉर्टहैंड का उपयोग करना चाहिए - या यदि आप लैपटॉप या टैबलेट पर नोट्स लेने में अधिक सहज महसूस करते हैं - तो ऐसा हो (बस सुनिश्चित करें कि आप बाद में इसका अनुवाद कर सकते हैं!)

नीचे कुछ अन्य महत्वपूर्ण बिंदुओं को याद रखना है।

• वार्तालाप शब्द-के-शब्द लिखने का प्रयास न करें; न केवल यह व्यावहारिक रूप से असंभव है, लेकिन यह भी अनावश्यक है (जबकि मिनट एक कानूनी दस्तावेज हैं, बैठकें स्वयं अदालती कार्यवाही नहीं हैं)। इसके बजाय, बस निर्णय और कार्रवाई के बिंदुओं को संक्षेप में प्रस्तुत करने का प्रयास करें।
• जब आप हर पांच मिनट में व्यवधान डालना नहीं चाहते हैं, तो जान लें कि कुछ बिंदुओं पर स्पष्टीकरण देने का अनुरोध करना पूरी तरह से ठीक है (और भी बहुत कुछ अगर यह एक अनौपचारिक बैठक है)।
• यदि आप वास्तव में संघर्ष कर रहे हैं, तो मीटिंग रिकॉर्ड करने के लिए वॉयस रिकॉर्डर या मोबाइल फोन लाएं (शाब्दिक प्रतिलिपि बनाने के उद्देश्यों के लिए इतना नहीं, लेकिन बाद में स्पष्टीकरण के प्रयोजनों के लिए)। यदि आप ऐसा करने जा रहे हैं, हालाँकि, आपको प्रारंभ में सभी को यह बता देना चाहिए कि कार्यवाही दर्ज की जा रही है।

4. यह सब लिखो

जैसा कि ऊपर बताया गया है, बैठक के दौरान आपके द्वारा लिए गए नोट्स सिर्फ आपके लिए हैं; फिर आपको उन्हें एक पॉलिश देने की आवश्यकता होगी ताकि वे वितरण के लिए तैयार हों।

यह एक अच्छा विचार है कि यह सीधे बैठक के बाद करें जब आपके दिमाग में सब कुछ ताजा हो। याद रखें कि, जबकि सामान्य विचार एक पेशेवर, कॉर्पोरेट शैली में लिखना है, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपका शब्द स्पष्ट है और संदेह का कोई स्थान नहीं छोड़ता है कि क्या निर्णय लिया गया है और कार्रवाई का परिणाम क्या है।

इन आसान युक्तियों को देखें।

• जहां संभव हो, बस इस बात पर ध्यान न दें कि 'बोर्ड ने तय किया है कि एक्शन एक्स लिया जाना है'। एक छोटे पैराग्राफ को भी स्पष्ट रूप से समझाने की कोशिश करें कि बोर्ड ने यह कार्रवाई करने का फैसला क्यों किया। यदि एक लंबी बहस एक निश्चित कार्रवाई या गति से पहले थी, तो दोनों पक्षों द्वारा दिए गए प्रमुख तर्कों को शामिल करने का प्रयास करें।
• सुनिश्चित करें कि आप केवल तथ्यों को दर्ज करते हैं - आपकी राय या व्यक्तिपरक उन पर नहीं। स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से अपने स्वयं के व्यक्तिगत टिप्पणियों के संदर्भ में नहीं लिखें।
• गति या सेकंड के परिणाम पर चर्चा करने के अलावा नाम से लोगों का उल्लेख न करें।
• सुनिश्चित करें कि आप पूरे काल में एक ही तनाव में रहें (यह भूतकाल में प्रस्तुत किए जाने वाले मिनटों के लिए सामान्य है, लेकिन यह उनके लिए वर्तमान में लिखा जाना भी स्वीकार्य है)। यहाँ अपने आप को भ्रमित करने की कोशिश मत करो; बस चीजों को सरल रखें।
• सुनिश्चित करें कि जो भी अतिरिक्त बाहरी दस्तावेज़ हैं, वे जहाँ संभव हो, एक परिशिष्ट के रूप में संलग्न (और इस प्रकार संदर्भित हों, जैसे कि 'अनुबंध अनुबंध (परिशिष्ट बी देखें'))।
• यद्यपि यह बिना कहे जाना चाहिए, यह सुनिश्चित करें कि आपने विभाग में हर किसी को वितरित करने से पहले तैयार उत्पाद को प्रूफरीड और स्पेकचेक किया।

5. सुनिश्चित करें कि हर कोई कॉपी हो जाए

निर्दिष्ट मिनट लेने वाले के रूप में, आपके कर्तव्यों का अंत नहीं होता है; आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि मिनट आसानी से और आसानी से उन लोगों के लिए सुलभ हैं जिनकी उन्हें आवश्यकता होती है, आमतौर पर आपकी कंपनी की आंतरिक इंट्रानेट प्रणाली या ईमेल श्रृंखला के माध्यम से। आप नहीं चाहते कि कुछ भी बाद में बदला जाए, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपने संपादन प्रतिबंध लगा दिए हैं या, और भी बेहतर, इसे पीडीएफ के रूप में अपलोड करें।

इसके अलावा, जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, कभी-कभी पिछली बैठक के कुछ मिनटों के बाद अगली बैठक की शुरुआत में संशोधन की आवश्यकता होती है। एक बार ये बन जाने के बाद, मिनटों को भविष्य में संदर्भ के लिए उचित रूप से दायर करने की आवश्यकता होती है (आमतौर पर डिजिटल रूप से, लेकिन कुछ कंपनियां संगठित कागज प्रतियां भी रखना चाह सकती हैं)। हालांकि इन फ़ाइलों को बनाए रखना और अपडेट करना आपकी ज़िम्मेदारी नहीं हो सकती है (कार्यालय प्रबंधक संभवतः इसे संभाल लेंगे), सुनिश्चित करें कि आप तुरंत और सही तरीके से अपना परिचय दें।

और यह बहुत सुंदर है। जैसा कि आप देख सकते हैं, मिनट लेना एक संभावना से बहुत कम कठिन है, जबकि कई इसे बाहर कर देते हैं; इसके लिए बस आपकी ओर से कुछ परिश्रम और पूर्व नियोजन की आवश्यकता है।

आप संभवतः चीजों को जल्दी से नीचे लाने के लिए अपने स्वयं के सिस्टम को विकसित करेंगे, लेकिन इस बीच, यह निश्चित रूप से ऐसा कुछ नहीं है जिसके बारे में आपको चिंता करनी चाहिए; बस इन सुझावों का पालन करें, और बाकी आसानी से आ जाएंगे।

क्या आपके पास मिनट लेने के लिए कोई अन्य सुझाव हैं? नीचे टिप्पणी अनुभाग में हमें बताएं!