प्रभावी रूप से एक कर्मचारी को अनुशासन कैसे दें

कभी-कभी, एक कर्मचारी को अनुशासित करना एक मानव संसाधन विभाग चलाने का एक परिहार्य लेकिन आवश्यक हिस्सा होता है, और जब सही किया जाता है, तो यह एक सुस्त कर्मचारी को स्टार कर्मचारी में बदल सकता है। वास्तव में, प्रभावी ढंग से संवाद करके, विश्वास और आत्मविश्वास की सही मात्रा दिखाते हुए, और समस्याओं को सुलझाने में कर्मचारियों को शामिल करने से, आप कुछ ही समय में वांछित परिणाम प्राप्त करेंगे।

तो, आप ऐसा करने के बारे में कैसे जाते हैं (इस बीच मामलों को खराब किए बिना)?

खैर, आप सही जगह पर आए हैं!

यहां हमने एक कर्मचारी को अनुशासित करने और उन्हें कार्यस्थल के भीतर बढ़ने में मदद करने के लिए सर्वोत्तम कदम उठाए हैं।

1. जांच करें

किसी भी अनुशासनात्मक कार्रवाई को शुरू करने से पहले, कर्मचारी के खिलाफ किसी भी सबूत की समीक्षा करना और अपने स्वयं के फैसले तक पहुंचना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, यदि कोई पर्यवेक्षक किसी कर्मचारी पर प्रोटोकॉल का पालन नहीं करने का आरोप लगा रहा है, तो आपको उनके निष्कर्षों का अध्ययन करने और अनुशासनात्मक कार्रवाई के लिए अच्छा कारण सुनिश्चित करने की आवश्यकता है।

आपको अपने आप से पूछना चाहिए कि कौन गलती कर रहा है और यह आकलन करें कि क्या कर्मचारी ने उस स्थिति में सबसे अच्छा किया है जो वे कर रहे हैं। एक बार जब आप पर्याप्त सबूत इकट्ठा कर लेते हैं, तो आपको उस कर्मचारी के साथ आगे की कार्रवाई के बारे में चर्चा करनी चाहिए।

2. कर्मचारी नीति की समीक्षा करें

कर्मचारी नीतियां एक कारण के लिए होती हैं, और एक बार एक कर्मचारी ने अपने अनुबंध पर हस्ताक्षर किए हैं, इसका मतलब है कि वे समझ गए हैं कि कार्यस्थल के भीतर उनसे क्या अपेक्षित है। यदि यह आपके ध्यान में आया है कि कर्मचारी नीति में उल्लिखित नियमों का पालन नहीं कर रहा है, तो उन्हें एक तरफ ले जाएं और उन्हें बताएं कि उन्होंने क्या गलत किया है। ऐसा करने से, आप भविष्य की स्थितियों में उनसे अपेक्षा कर सकते हैं कि उनसे क्या अपेक्षित है।

3. सभी समय पर स्पष्ट रूप से संवाद करें

एक कर्मचारी को अनुशासित करते समय स्पष्ट संचार आवश्यक है। आपके शब्दों पर ठोकर खाना और बात तक न पहुँच पाना, कर्मचारी को भ्रमित कर सकता है, साथ ही आपको अनप्रोफेशनल भी बना सकता है।

भावनात्मक रूप से बजाय तार्किक रूप से स्थितियों को देखने और हर समय शांत रहने के लिए सबसे अच्छा है (भले ही कर्मचारी अपनी आवाज उठाता है) और जरूरत पड़ने पर मुखर हो। आपकी आवाज़ दृढ़ होनी चाहिए, और चर्चा किए गए सभी बिंदु तार्किक और उचित कारण होने चाहिए, जिससे कर्मचारी को पश्चाताप न हो।

4. करेक्टिव मेथड्स का इस्तेमाल करें

अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं में कूदने से पहले उपयोग करने के लिए सबसे अच्छा तरीका सही तरीके हैं। केवल समस्या को सूचीबद्ध करने और कर्मचारी को समाधान बताने के बजाय, आपको उन समाधानों के साथ आने के लिए मिलकर काम करना चाहिए जो तार्किक और विश्वसनीय दोनों हैं।

उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी अपने लक्ष्यों को पूरा नहीं कर सकता है क्योंकि उन्हें ठीक से प्रशिक्षित नहीं किया गया है। इस मामले में, आप किसी भी समस्या को आगे बढ़ाने से पहले उसे ठीक करने के लिए एक प्रशिक्षण योजना बना सकते हैं।

5. वर्बल वार्निंग दें

उपरोक्त सुधारात्मक विधियों को मौखिक चेतावनी के रूप में दिया जाना चाहिए। इस प्रकार की चेतावनी केवल तभी दी जानी चाहिए जब कोई कर्मचारी कंपनी के नियमों के खिलाफ गया हो। ऐसा करके, आप दिखा रहे हैं कि आपको अपने कर्मचारियों के सदस्य में विश्वास है कि वे खुद को बेहतर बनाने के लिए कुछ बदलाव कर सकते हैं।

प्रगतिशील अनुशासन के बजाय, दो-तरफा बातचीत करना आवश्यक है - आपको समस्या की जड़ में जाने की आवश्यकता होगी और न केवल अपनी चर्चा के दौरान समस्या को उजागर करना होगा।

6. एक सकारात्मक नोट पर समाप्त करें

अनुशासनात्मक प्रक्रिया के दौरान, कई प्रबंधक सकारात्मकता को उजागर करना और एक नकारात्मक नोट पर बैठक को समाप्त करना भूल जाते हैं, जिससे कर्मचारी के मुंह में कड़वा स्वाद आता है। इसलिए, आपको अपने कर्मचारी को यह बताना चाहिए कि आप उनके द्वारा किए गए सभी उत्कृष्ट कार्यों से अवगत हैं, और किसी भी डराने वाली रणनीति से बचें। सकारात्मक अनुशासन अच्छे व्यवहार को पुष्ट करता है और आपके कर्मचारियों को खुद को बेहतर और बेहतर बनाने के लिए प्रेरित करता है।

7. कर्मचारी को बोलने का समय दें

हालाँकि, आप बैठक में शामिल हैं, लेकिन अपने कर्मचारी को कहानी के पक्ष में बोलने और साझा करने के लिए समय देना महत्वपूर्ण है। यह संभव है कि ऐसी विशिष्ट परिस्थितियाँ हों, जिनके बारे में आपको पता भी न हो या मान्य कारणों से आपके स्टाफ सदस्य जिस तरह से व्यवहार कर रहे हैं।

वे जो कहना चाहते हैं, उसके लिए खुले रहें, भले ही आपने किसी विशेष मामले पर अपना मन बना लिया हो। यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी ऐसा महसूस न करें कि वे अनुशासनात्मक कार्रवाई का सामना कर रहे हैं, इससे पहले कि उन्हें खुद का बचाव करने का मौका मिला हो।

8. प्राइवेट में करो

सार्वजनिक रूप से अपने सहयोगियों के सामने शर्मिंदा होने से बुरा कुछ नहीं है।

जैसे, यह आवश्यक है कि कोई भी चर्चा निजी तौर पर की जाए। यह न केवल आपके स्टाफ सदस्य की गोपनीयता की रक्षा करता है, बल्कि यह उनकी प्रतिष्ठा को भी प्रभावित करता है।

याद रखने के लिए एक और बिंदु यह है कि आपको बातचीत को पूरा करना चाहिए जब यह आप दोनों के लिए अच्छा समय हो। जब वे किसी कार्य के बीच में हों तो कर्मचारी को बाधित न करें; इसके बजाय, उन्हें निजी तौर पर बोलने के लिए कहें जब उनके पास कुछ मिनट हो।

9. राइटिंग में फॉलो करें

प्रत्येक चर्चा के बाद एक ईमेल के साथ पालन करना और अपनी बातचीत के तथ्यों को रेखांकित करना आवश्यक है, यह सुनिश्चित करते हुए कि आपने क्या कहा गया था और क्या उम्मीदें आगे बढ़ रही हैं। इससे कर्मचारी को यह जवाब देने का मौका मिलता है कि क्या वे आपके सारांश से पूरी तरह सहमत नहीं हैं।

यदि आप खराब प्रदर्शन का एक पैटर्न स्थापित करना चाहते हैं, तो यह ईमेल धागा आवश्यक है और यदि आप एक लिखित चेतावनी के साथ आगे बढ़ना चाहते हैं, तो आपको आवश्यक सबूत प्रदान कर सकते हैं। यह सुनिश्चित करता है कि इसमें स्थिरता हो और आप कंपनी की कर्मचारी पुस्तिका में निर्धारित नियमों का पालन कर रहे हों।

10. लिखित चेतावनी दें

यदि आपने अपनी मौखिक फटकार के बाद भी कोई सुधार नहीं देखा है, तो यह एक लिखित चेतावनी के रूप में आगे की कार्रवाई करने का समय है। मौखिक चेतावनी के साथ, आपको उस कर्मचारी के साथ इन-मीटिंग का संचालन करना चाहिए जिसमें आप विशिष्ट मुद्दों पर चर्चा कर सकें और संभावित परिणाम तैयार कर सकें।

इस बार, हालांकि, आप एक आधिकारिक चेतावनी पत्र के साथ भी चलेंगे। इस पत्र को तब कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित और उनके एचआर फ़ोल्डर में रखा जाना चाहिए।

11. सुधार योजना लागू करें

लिखित चेतावनी के बाद अनुशासनात्मक प्रक्रिया में अगला चरण एक सुधार योजना में निवेश कर रहा है। इससे उन्हें यह प्रतिबिंबित करने का मौका मिला है कि क्या हुआ है और उन्हें सुधारने के लिए एक स्पष्ट संरचना का पालन करना है।

योजना को किसी विशिष्ट संरचना का पालन करने की आवश्यकता नहीं है; यह तार्किक कदमों पर आधारित होना चाहिए जो कर्मचारी और स्वयं दोनों के लिए काम करेगा। उदाहरण के लिए, आपको इन लक्ष्यों के लिए लक्ष्य और एक समय-सीमा निर्धारित करनी चाहिए। प्रत्येक समय सीमा के अंत में, आपको उनके सुधार पर चर्चा करने के लिए कर्मचारी के साथ एक बैठक करनी चाहिए।

12. एक अंतिम चेतावनी जारी करें

यदि आपने एक निर्धारित अवधि (आदर्श रूप से, एक महीना) में सुधार नहीं देखा है, तो यह अंतिम चेतावनी जारी करने का समय है। पहले लिखित चेतावनी के समान, इस दस्तावेज़ को मुद्दों और सुधार के लिए उठाए गए कदमों की रूपरेखा तैयार करनी चाहिए।

हालांकि, यदि कर्मचारी की ओर से आगे कोई सुधार नहीं हुआ है, तो परिणामों को उजागर करना आवश्यक है। आपको फिर से एक नई सुधार योजना की रूपरेखा तैयार करने और एक और समयरेखा निर्धारित करने की आवश्यकता होगी, यह निर्दिष्ट करते हुए कि यदि कोई प्रगति नहीं हुई है, तो आपको उनके रोजगार के अनुबंध को समाप्त करने की आवश्यकता होगी।

13. समाप्ति पर विचार करें

सुधार के दो से तीन महीने की अवधि के बाद, आपके पास कर्मचारी को फायर करने या उन्हें बेहतर-अनुकूल स्थिति में ले जाने के अलावा कोई विकल्प नहीं होगा।

यदि आप समाप्ति मार्ग से नीचे जा रहे हैं, तो मीटिंग को शेड्यूल करना और यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि एक प्रबंधक और साथ ही एक एचआर प्रतिनिधि मौजूद है। आपको कर्मचारी को अपने स्वयं के गवाह को बैठक में लाने का विकल्प भी देना चाहिए। बैठक के अंत में, आपको समाप्ति पत्र देना चाहिए और अगले चरणों की रूपरेखा तैयार करनी चाहिए।

जब किसी कर्मचारी के अनुबंध को समाप्त करने की बात आती है तो कोई निर्धारित नियम नहीं होते हैं। कुछ कंपनियां स्टाफ के सदस्य को तुरंत छोड़ देने और अपने नोटिस का भुगतान करने का विकल्प चुनती हैं, जबकि अन्य उन्हें अपने नोटिस को काम करने के लिए कहते हैं। कर्मचारी, साथ ही कंपनी के लिए आदर्श स्थिति की पहचान करना सबसे अच्छा है, जिससे सभी के लिए प्रक्रिया आसान हो जाती है।

कर्मचारी अनुशासन एक लंबी और तनावपूर्ण प्रक्रिया है, लेकिन यह एक है जिसे किसी भी कानूनी मुद्दों से बचने के लिए सही ढंग से पालन किया जाना चाहिए जो आगे की रेखा के नीचे उत्पन्न हो सकते हैं और कर्मचारी को अपनी नौकरी के भीतर सुधार करने का उचित मौका भी दे सकते हैं।

क्या आपके पास कोई कठिन अनुशासनात्मक स्थिति है? यदि हां, तो नीचे दी गई बातचीत में शामिल हों और हमें बताएं कि आपने उन्हें कैसे लिया।

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