लेकिन राजस्व बढ़ाने और सफलता को अधिकतम करने के लिए, आपको एक आभासी टीम का प्रबंधन करने के लिए कौशल और उपकरणों के सही सेट की आवश्यकता होती है।
सहयोगी साधनों से लेकर प्रमुख प्रथाओं तक, यहाँ बताया गया है कि उच्च प्रदर्शन वाली आभासी टीम को कैसे प्रबंधित किया जाए।
1. एक संरचना और एक योजना बनाएँ
वर्चुअल टीमों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए पहला कदम एक ऐसी कार्य प्रणाली को परिभाषित करना है जिसे हर कोई स्टिक कर सकता है, जिसे एक मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) के रूप में भी जाना जाता है। मानकों को निर्धारित करने और कार्य प्रक्रिया को स्थापित करने से, टीम के सदस्यों को बेहतर समझ होगी कि कार्यों को कितना समय लेना चाहिए और आम तौर पर कम प्रश्न होंगे।
सभी कर्मचारियों के लिए प्रक्रियाओं और रूपरेखा नियमों को मानकीकृत करने के लिए, चाहे रिमोट या इन-हाउस, आप एक डाउनलोड करने योग्य मैनुअल बना सकते हैं। आप इसे अपनी इच्छानुसार व्यापक या सरल बना सकते हैं; यह विचार है कि सभी कर्मचारियों को अपनी परियोजनाओं को कुशलतापूर्वक और सटीक रूप से यथासंभव पूरा करने के लिए आवश्यक प्रक्रिया का पालन करना चाहिए।
2. फ़ाइल शेयरिंग के साथ आगे बढ़ें
ईमेल के माध्यम से बड़े दस्तावेज़ भेजना न केवल आपके इनबॉक्स का काम सामान्य से अधिक धीमी दर पर कर सकता है, बल्कि अनुवाद में जानकारी खो जाने के परिणामस्वरूप भी हो सकता है, खासकर जब आप एक अलग रूप में टिप्पणियां भेज रहे हों। इन मुद्दों से पूरी तरह से बचने के लिए, आप ड्रॉपबॉक्स जैसी क्लाउड-आधारित सेवा के माध्यम से टीम के सदस्यों के साथ बड़ी फ़ाइलों को साझा कर सकते हैं।
क्लाउड स्टोरेज सर्वर आपके आंतरिक सर्वर को सब कुछ प्रदान करते हैं, लेकिन वे अधिक सुरक्षित और उपयोग में आसान होते हैं। आपकी फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को किसी भी तरह से व्यवस्थित किया जा सकता है। इस बीच, ड्रॉपबॉक्स में एक डाउनलोड करने योग्य ऐप भी है, जिससे आप अपने दस्तावेज़ों को किसी भी डिवाइस से एक्सेस कर सकते हैं, जो कि अगर आप सड़क पर काम कर रहे हैं और कई फ़ाइलों तक पहुँच की आवश्यकता है, तो यह सही है।
3. कई संचार चैनलों में संलग्न हैं
एक पारंपरिक कार्यस्थल मॉडल से दूर जाते समय, एक मजबूत टीम के प्रमुख भाग की समीक्षा करना आवश्यक है: प्रभावी संचार। और अपनी टीम से सबसे अधिक लाभ उठाने के लिए, आपको बाजार पर उपलब्ध प्रमुख संचार साधनों पर टैप करना होगा।
दूरस्थ श्रमिकों को प्रबंधित करते समय आपको आवश्यक पहला आवश्यक टूल एक सुरक्षित चैट सिस्टम है जो आपको एक बटन के क्लिक पर सह-संदेश और कॉल सहयोगियों को तुरंत संदेश देगा। ये उपकरण दुनिया भर के कार्यालयों में उपयोग किए जाते हैं और कर्मचारियों को एक मंच प्रदान करते हैं जिसमें सभी महत्वपूर्ण वाटरकूलर चैट, त्वरित प्रश्न पूछते हैं और एक दूसरे के साथ फाइल साझा करते हैं।
इस बीच, आप किसी को दूर से काम करने के लिए अपनी कार्य प्रक्रिया दिखाने के लिए बगल में रखी कुर्सी को खींचने के लिए नहीं कह सकते। दूसरी ओर वीडियो शेयरिंग टूल के साथ, आप प्रभावी रूप से एक ही काम कर सकते हैं! उदाहरण के लिए, Skype आपको अपनी स्क्रीन साझा करते समय लोगों को वीडियो-कॉल करने देता है ताकि वे देख सकें कि आप क्या कर रहे हैं। कुछ लोग तर्क दे सकते हैं कि यह इन-पर्सन ट्रेनिंग से भी बेहतर है, लेकिन हम आपको इसका जज बनने देंगे!
4. प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर में टैप करें
जब एक टीम के कई सदस्य किसी एक परियोजना पर सहयोग कर रहे होते हैं, तो परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग आवश्यक होता है। यह आपको प्रभावी ढंग से प्रक्रियाओं, इनपुट डेटा को ट्रैक करने और अपनी टीम के साथ संवाद करने की अनुमति देता है, साथ ही टीम के सदस्यों के बीच सहयोग में सुधार करता है।
वास्तव में, बाजार पर सैकड़ों परियोजना प्रबंधन उपकरण उपलब्ध हैं जो आपको एक परियोजना को सुव्यवस्थित करने और उसी अंत-लक्ष्य की ओर काम करने में मदद कर सकते हैं, जो ट्रेलो से माइंडमिस्टर तक है।
5. एक दूरस्थ कंपनी संस्कृति बनाएँ
एक कंपनी संस्कृति बनाना कुछ हद तक मुश्किल लग सकता है जब आपके सभी कर्मचारी एक ही छत के नीचे काम नहीं कर रहे हों और दैनिक आधार पर आमने-सामने संपर्क न हो। लेकिन कहा कि, यह असंभव नहीं है! इंटरनेट की शक्ति के साथ, आप अपने सहकर्मियों को एक एकीकृत प्रणाली के माध्यम से अपने सहकर्मियों को भेजने के लिए वीडियो सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके या छोटी क्लिप रिकॉर्ड करके देख सकते हैं।
आप एक घटना (यदि आपके सभी कार्यकर्ता एक ही देश में हैं) की व्यवस्था भी कर सकते हैं, ताकि वे दैनिक आधार पर एक साथ काम करते समय एक मजबूत बंधन का निर्माण कर सकें। ऐसा करने से, आपके दूरस्थ कर्मचारियों के पास साझा अनुभव होंगे जो एक दूसरे के प्रति उनके विश्वास और समझ को बनाने में मदद करेंगे।
वैकल्पिक रूप से, आप एक समूह कॉल या चैट के माध्यम से लगातार कैच-अप की व्यवस्था कर सकते हैं जब हर कोई शुक्रवार दोपहर को दिन के लिए बंद कर रहा है!
6. सेट काम के घंटे स्थापित करें
यदि आपके पास दुनिया के सभी चार कोनों में कर्मचारी हैं, तो आपके पास घड़ी के आसपास काम करने वाले अलग-अलग लोग होंगे। हालांकि, टीम के विभिन्न सदस्यों के लिए विशिष्ट कार्य घंटों की कोशिश करना और स्थापित करना महत्वपूर्ण है, यह सुनिश्चित करना कि एक ही समय में एक साथ काम करने वाली कम से कम दो टीमों के बीच हमेशा क्रॉसओवर हो।
यह अनिवार्य रूप से परियोजनाओं पर टर्नअराउंड समय में कटौती करेगा यदि दो या दो से अधिक लोग जो सहयोग कर रहे हैं वे एक ही समय में ऑनलाइन हैं। यह जरूरी नहीं है कि उनके काम के घंटों को पत्थर में सेट किया जाना चाहिए, लेकिन आपको किसी तरह का समझौता करना चाहिए ताकि वे किसी भी कार्य दिवस में एक-दूसरे का समर्थन कर सकें।
7. एक संयुक्त कैलेंडर प्रणाली बनाएँ
आपको अपने टीम के सदस्यों के काम के घंटे और शेड्यूल की पहचान करने में मदद करने के लिए, आपको एक सहयोगी कैलेंडर का उपयोग करने पर विचार करना चाहिए, जिसे सभी टीम के सदस्यों (सीमित अधिकारों के साथ) तक पहुँचा जा सकता है - बेशक, आप नहीं चाहते कि वे अपनी स्वयं की पाली संपादित करें!)। आप विभिन्न विषयों के लिए अलग-अलग कैलेंडर व्यवस्थित कर सकते हैं (जैसे: काम के घंटे, वार्षिक छुट्टी, आदि) या एक ही समय पर सभी घटनाओं को सूचीबद्ध करें और विषयों के बीच अंतर करने के लिए एक रंग-कोडिंग प्रणाली का उपयोग करें।
यह बैठकों, प्रशिक्षण सत्रों और अन्य घटनाओं को शेड्यूल करने का एक शानदार अवसर है जो आपके कर्मचारियों के लिए उपयोगी होगा।
8. सेल्फ मोटिवेटर्स की एक टीम को किराए पर लें
महान दूरदराज के श्रमिकों को आत्म-प्रेरित और प्रेरित होने की आवश्यकता है, और ऐसे लोगों को ढूंढना मुश्किल हो सकता है, कम से कम कहने के लिए। लेकिन एक सफल व्यवसाय चलाने के लिए, आपको यह पहचानने की जरूरत है कि क्या वे अकेले एक घंटे तक बैठे रह सकते हैं और उच्च गुणवत्ता वाले काम का उत्पादन कर सकते हैं।
न केवल उन्हें स्व-प्रेरित होना चाहिए, बल्कि यह सुनिश्चित करने के लिए उत्कृष्ट लिखित और मौखिक संचार कौशल भी होना चाहिए कि कोई गलतफहमी न हो। इसके अतिरिक्त, उन्हें समस्या समाधान में भी अच्छा होना चाहिए और उत्कृष्ट समय प्रबंधन कौशल के साथ व्यवस्थित होना चाहिए।
9. टीम बॉन्डिंग के साथ क्रिएटिव बनें
वस्तुतः काम करते समय, संस्कृति और 'टीम स्पिरिट' बनाने में बहुत अधिक प्रयास करना पड़ सकता है, लेकिन लोगों के लिए एक बंधन बनाना आवश्यक है। कर्मचारियों को यह जानना होगा कि वे सभी एक अंतिम लक्ष्य की ओर काम कर रहे हैं और केवल अपने काम पर काम करने के बजाय एक बड़ी तस्वीर का हिस्सा हैं।
आप वीडियो कॉल के माध्यम से कर्मचारियों के साथ बातचीत करके, उन्हें व्यक्तिगत जन्मदिन के उपहार और संदेश भेजकर और सोशल मीडिया और अन्य आउटलेट्स के माध्यम से काम के घंटों के बाहर उनके साथ संवाद करके एक वास्तविक टीम भावना पैदा कर सकते हैं।
10. लक्ष्य और सीमाएं निर्धारित करें
दूरस्थ कर्मचारियों को रखने का एक अच्छा तरीका लक्ष्यों को निर्धारित करना और उनकी उपलब्धियों के लिए उन्हें पुरस्कृत करना है। उदाहरण के लिए, यदि आपका दूरस्थ कर्मचारी ग्राहक सेवा प्रतिनिधि है, तो आप उन्हें अपने पसंदीदा स्टोर के लिए उपहार कार्ड के साथ पुरस्कृत कर सकते हैं यदि वे विशिष्ट लक्ष्यों को पूरा करते हैं या उनसे अधिक हैं।
फ्लिप की तरफ, आपको सीमाएं भी बनानी चाहिए। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों को प्रति दिन न्यूनतम छह घंटे काम करना चाहिए। यदि वे उस समय कुछ भी काम करते हैं, तो उन्हें प्रति घंटे के आधार पर भुगतान किया जाएगा।
11. नेताओं की एक टीम का गठन
एक आभासी टीम, अनिवार्य रूप से, नेताओं का एक समूह होना चाहिए जो किसी भी हाथ से पकड़े बिना अपने स्वयं के कार्यभार का प्रबंधन कर सकते हैं। प्रत्येक व्यक्ति को कार्यों के एक सेट के लिए जिम्मेदार होना चाहिए और उन्हें दिए गए कार्य के आधार पर अपने दैनिक कर्तव्यों का नेतृत्व करने की आवश्यकता होगी।
जबकि वे एक टीम के हिस्से के रूप में काम करेंगे, उन्हें एक तरह से या किसी अन्य में नेतृत्व करने की क्षमता भी दिखानी चाहिए, या तो एक निश्चित कार्य के परियोजना प्रबंधक के रूप में या किसी परियोजना के विशिष्ट अनुभाग के प्रभारी के रूप में सौंपा जा सकता है।
12. अनुसूची की लगातार बैठकें
टीम एकता की भावना को प्राप्त करने के लिए, आपको एक व्यक्ति और एक टीम के आधार पर, नियमित बैठकों की व्यवस्था करनी चाहिए। इन बैठकों की आवृत्ति आपके काम करने के कार्यक्रम के नीचे है, लेकिन आपको यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी टीम के साथ सप्ताह में एक बार पूरी जांच करनी चाहिए कि सभी एक ही पृष्ठ पर हैं। इस बीच, ओवरबोर्ड मत जाओ: बहुत सी बैठकें अच्छे से अधिक नुकसान कर सकती हैं!
यह न केवल टीम बॉन्डिंग के लिए प्रभावी है, बल्कि यह टीम के सदस्यों के बीच विचार-मंथन और रचनात्मकता को प्रोत्साहित करता है, और यह दूरस्थ टीमों के प्रति विश्वास पैदा करता है। यह दूरदराज के श्रमिकों को याद दिलाकर तनाव के स्तर को भी कम कर सकता है कि उनके पास सुरक्षा जाल और परामर्श करने के लिए एक इकाई है।
चूंकि कार्यस्थल अब किसी एकल कार्यालय तक सीमित नहीं है, इसलिए यह आवश्यक है कि आप तालाब के पार से कर्मचारियों को प्रबंधित करने के लिए अपने कौशल को अनुकूल और विकसित करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप एक मजबूत व्यवसाय बना रहे हैं और उसका निर्माण कर रहे हैं, आपको अपने दूरस्थ कर्मचारियों को व्यस्त और प्रेरित रखने की आवश्यकता है, और ये प्रमुख प्रबंधन रणनीतियाँ आपको बस इतना ही हासिल करने में मदद कर सकती हैं!
क्या आपने कभी दूरस्थ कार्यबल का प्रबंधन किया है? आपको किन चुनौतियों और आश्चर्य का सामना करना पड़ा? शायद आप अपनी खुद की युक्तियों और सलाह को साझा करना चाहते हैं कि आभासी टीम का निर्माण और प्रबंधन कैसे करें? नीचे टिप्पणी अनुभाग में बातचीत में शामिल हों और हमें बताएं!
